01
Aanvragen die binnenkomen
Een formulier op je website, een mail en een telefoonnotitie komen op dezelfde plek terecht, met de juiste gegevens erbij en klaar om op te volgen.
Automatisering
Bedrijfsprocessen automatiseren
Elke week gaan er uren op aan werk dat steeds hetzelfde gaat: een aanvraag overtypen, dezelfde mail beantwoorden, facturen nalopen. Software kan een groot deel daarvan overnemen. Bij mail en aanvragen kan AI meehelpen. Die leest wat er binnenkomt en zet alvast een antwoord klaar.
01Waar het winst oplevertBlad 01 van 06
Waar het meestal winst oplevert
02
Mail die gesorteerd moet worden
Binnenkomende berichten worden gelezen en ingedeeld, en krijgen een concept-antwoord. Jij drukt op verzenden of past het eerst aan.
03
Overtypen tussen systemen
Wat in het ene programma staat, komt vanzelf in het andere. Dat scheelt tijd en het scheelt fouten.
04
Openstaande facturen
Herinneringen gaan vanzelf de deur uit volgens jouw schema, en stoppen zodra er betaald is.
05
Offertes
Een offerte die je steeds uit dezelfde onderdelen opbouwt, zet de software klaar met de gegevens van de klant erin. Jij kijkt hem na en stuurt hem op.
06
Terugkerende rapportages
Het maandoverzicht dat iemand nu met de hand maakt, staat vanzelf in je mailbox.
02AI en agentsBlad 02 van 06
AI die je mail en aanvragen voorbereidt
De mail en de aanvragen hierboven zijn typisch werk voor AI: software die gewone tekst leest en schrijft. AI haalt uit een bericht de naam, de plaats en de vraag, zet die in je systeem en schrijft een concept-antwoord dat jij nakijkt.
Doet zulke software een taak helemaal zelfstandig, zoals elke ochtend de nieuwe aanvragen sorteren, dan heet het een AI-agent.
Niet alles wordt beter van AI. Voor een herinnering op een vaste dag of een vaste rekensom is gewone software sneller en voorspelbaarder. We zetten AI in waar het werk uit lezen en schrijven bestaat.
03Eigen werkBlad 03 van 06
Wat we in ons eigen werk al automatiseerden
01
Tikuren maakt van een zin je uren
In Tikuren, onze eigen app voor urenregistratie, spreek je in of typ je wat je gedaan hebt. AI leest je zin en zet de tijd als uren bij de juiste taak of het juiste project. Met een paar tikken maak je van die uren daarna een factuur.
02
Ons contactformulier houdt spam tegen
Elke aanvraag via het formulier op deze site gaat eerst langs een filter dat aanwijzingen voor spam optelt, zoals verkooppraat of een bericht dat alleen uit een link bestaat. Duidelijke spam komt niet binnen. Twijfelgevallen komen wel binnen, met ‘Mogelijk spam’ voor het onderwerp, zodat we ze zelf bekijken.
Dit filter is gewone software zonder AI, die volgens vaste regels optelt.
Meer van wat we bouwden, voor klanten en voor onszelf, staat bij ons werk.
04Hoe we beginnenBlad 04 van 06
Hoe we beginnen
We kijken eerst mee in je week: welke taken hoeveel tijd kosten, hoe vaak ze terugkomen en wat er misgaat als iemand een keer ziek is. Daaruit komt een lijstje met wat we zouden automatiseren en wat we juist met rust laten. Sommige taken laten we bewust bij een mens.
Daarna bouwen we het kleinste stuk dat direct tijd oplevert, zetten dat aan en kijken hoe het in de praktijk loopt. Pas als het werkt, gaan we door naar het volgende.
05Veelgestelde vragenBlad 05 van 06
Veelgestelde vragen over automatiseren
01
Moet ik mijn huidige programma's vervangen?
Nee. We bouwen erbovenop en koppelen aan wat je al gebruikt, zoals je boekhoudpakket of je planning. Dat lukt als dat pakket een koppeling aanbiedt die we mogen gebruiken; of dat zo is, zoeken we in het eerste gesprek voor je uit.
02
Kan AI mijn klantenmail beantwoorden?
AI kan een antwoord klaarzetten met de gegevens uit de mail erin. Of het daarna zelf verstuurt of eerst op jouw akkoord wacht, stel je zelf in. Bij mail aan klanten raden we aan dat een mens het laatste woord houdt.
03
Wat als de software iets fout doet?
Waar een fout geld kost, laten we een mens goedkeuren voordat het de deur uit gaat. Jij bepaalt waar die grens ligt.
04
Wat is het verschil met een app?
Een automatisering werkt op de achtergrond, tussen programma's die je al hebt. Een app open je zelf, op je telefoon of je computer. Soms is het allebei, zoals bij Tikuren. Lees meer over een app laten maken.
05
Wat kost het?
Dat hangt af van hoeveel systemen we aan elkaar knopen en hoeveel uitzonderingen er in jouw proces zitten. Het eerste gesprek van twintig minuten is gratis. Daarna krijg je een vaste prijs voor het eerste stuk, zodat je klein kunt beginnen en pas doorgaat als het werkt.
06
Zijn mijn gegevens veilig?
Het systeem krijgt alleen toegang tot de gegevens die het voor een taak nodig heeft, en ze blijven van jou. Waar ze worden bewaard en of een tekst langs een AI-dienst van een andere partij gaat, spreken we vooraf met je door.
06Bespreek je procesBlad 06 van 06
Bespreek je proces
Bel +31 (0)299 321 666 of gebruik het contactformulier. Vertel welke taak je week opvreet, dan hoor je van ons of hij te automatiseren is en waar je het beste begint.